課題｜測定よりも、集計に追われる時間

介護予防教室の運営に携わる中で、私たちが繰り返し目にしてきたのは、測定や聴き取りそのものよりも、その後の転記と集計に多くの時間が費やされている姿でした。

紙の記録をExcelに打ち直し、教室別・年度別に並べ替え、前年度と比較する。担当者が異動すれば集計のやり方の引き継ぎも難しく、せっかく集めたデータが見返されないまま保管されることも少なくありませんでした。

参加者の側から見ても、測定の結果が返ってくるのは何か月も後、ということがあります。

「前回より歩く速さが上がりましたね」とその場で伝えられれば、教室に通い続ける励みになるはず。この二つの課題を同時に解くことが、cha-chat-toの出発点でした。

取り組み｜自治体ごとの様式に合わせて「一枚のカルテ」をつくる

私たちが提供しているのは、出来合いのソフトをそのまま納めることではありません。

測定項目や基本チェックリストの運用、栄養・口腔の聴き取り票、教室の区分、帳票の様式を自治体ごとにうかがい、その自治体の「フェイスシート」として組み立てます。

既存の紙の様式やExcelを生かすことを基本にしているため、現場の運用を大きく変える必要はありません。

出席　名札のQRコードをかざすだけで出席を記録します。名札を忘れた方も、名前を選ぶだけで受付できます。

体力測定　握力、歩行速度、TUG、立ち上がりテストなどの結果を入力すると、横に前回の値が表示され、測定したその場で変化を伝えられます。

基本チェックリスト　25項目を画面で回答すると、運動・栄養・口腔・閉じこもり・認知・うつの各領域を自動で判定し、事業対象者の基準への該当も表示します。

栄養・口腔・生活機能　聴き取り票の形式で入力でき、選択肢は自治体の様式に合わせています。

取り組み｜ダッシュボードで、事業の「いま」を見える化する

集めたデータは、ダッシュボードで自動的に集計されます。担当者が手を動かさなくても、画面を開けば次のことがわかります。

事業の効果判定　教室別・年度別に、体力測定やチェックリストの平均値と改善率を集計。前年度との比較や、参加回数と改善の関係も確認できます。

ハイリスク者の抽出　事業対象者の基準、フレイル判定、低体重・体重減少、出席率の低下など、複数の条件で該当者を一覧に。どの基準に該当したかも一目でわかります。

参加者の推移　月別・年度別の延べ参加者数と実参加者数、新規・継続の動きをグラフで表示します。

個人の経過　一人ひとりの測定値の推移をグラフにし、本人へのフィードバック帳票をワンクリックで印刷できます。

経済効果の試算　参加状況と介護度の推移から、事業の費用対効果を試算できます。

役場、地域包括支援センター、委託事業者など、関係者ごとにアクセス権を分けて、同じデータを安全に共有できます。アクセスはあらかじめ許可したアカウントに限定し、通信は暗号化、データは定期的にバックアップしています。

成果｜支援を通じて生まれた変化

cha-chat-toを導入した自治体では、次のような変化が生まれています。

・  年度末に数日かかっていた集計が、画面を開けばその場で確認できるようになった

・  測定の直後に前回との比較を本人に伝えられるようになり、参加者の反応が変わった

・  事業対象者やフレイルの該当者を基準に沿って抽出でき、個別支援や専門職への相談につなげやすくなった

・  教室別・年度別の効果判定資料が自動で用意され、施策会議での説明に使えるようになった

・  担当者が異動しても、データの集め方と見方が仕組みとして残るようになった

私たちが大切にしたこと

私たちの強みは、介護予防事業の運営、データ収集のシステム、データの分析、そして分析結果を次の施策に生かすところまで、一連の流れを自社内で完結できることです。

ツールを納めて終わりではありません。私たち自身が教室の現場に立ち、名札をかざし、測定値を入力しているからこそ、「この画面はもう一手間減らせる」「この帳票は会議でこう使われる」といった改善を続けることができます。

既存の様式を生かして自治体ごとに組み立てる柔軟さと、小規模から導入しやすい費用感も、多くの自治体に選んでいただいている理由のひとつです。

まだ考えがまとまっていない段階からご相談いただき、これからの方針を一緒につくり上げていく。その姿勢を大切にしています。

データが、住民の健康づくりに還っていく仕組みへ

私たちが目指すのは、集めたデータが現場の負担にならず、住民の健康づくりにそのまま還っていく仕組みです。

cha-chat-toに蓄積したデータを、個人へのフィードバック、ハイリスク者への早期の支援、そして自治体の事業計画の根拠へとつなげていきます。

資源の限られた地域でも成果を出せるモデルとして、培ったノウハウを宮崎県内へ広げていくこと。

WONDER未来図は、地域の未来を一緒につくるパートナーとして、これからも自治体の皆さまとともに歩んでいきます。